Je suis Abdel, membre d'équipe chez McDonald's. Tout le monde a besoin de congés de temps en temps, et la façon de demander peut rendre les choses beaucoup plus simples pour vous et pour votre équipe. J'ai appris que demander tôt fait une vraie différence.
Les règles sur les congés, les systèmes de planning, les délais de prévenance et les règles d'échange de services peuvent varier selon le marché, l'organisation franchisée et le restaurant. Demandez à votre manager comment cela fonctionne chez vous, et relisez les informations reçues à votre arrivée.
Apprendre le processus tôt
Le meilleur moment pour apprendre comment fonctionne le planning, c'est avant d'en avoir besoin. Essayez de savoir :
- Où et quand le planning est affiché.
- Comment demander un congé.
- Quel délai de prévenance est attendu.
- Qui valide les demandes.
- Comment fonctionnent les échanges de services.
- Que faire si vous ne pouvez pas assurer un service à la dernière minute.
Beaucoup de frustrations viennent de personnes qui pensent connaître les règles. En cas de doute, demandez simplement : « Comment est-ce que je demande un jour de congé ici ? »
Comment demander un congé
Une bonne demande est faite tôt, clairement et par le bon canal. Voici ce qui aide généralement :
- Demandez le plus tôt possible. Plus votre manager le sait tôt, plus il est facile d'organiser le planning.
- Utilisez le bon processus. Cela peut être une application, un formulaire ou une discussion.
- Soyez précis. Donnez les dates et horaires exacts.
- Ne partagez que ce qui vous met à l'aise. Vous n'avez peut-être pas besoin de vous justifier en détail.
- Obtenez une confirmation. Ne prenez pas d'engagements impossibles à modifier tant que votre demande n'est pas acceptée.
Voici un exemple :
J'aimerais demander mon samedi 14 pour un événement familial. Je voulais demander tôt pour laisser le temps de s'organiser. Est-ce que je passe par l'application, ou avez-vous besoin d'autre chose de ma part ?
Ensuite, vérifiez bien le planning une fois qu'il est publié. Si la date demandée n'apparaît pas en congé, signalez-le tout de suite.
Si votre demande est refusée
Une demande ne peut pas toujours être acceptée, par exemple parce que beaucoup de personnes ont demandé le même jour. C'est décevant, mais essayez de rester calme. Vous pouvez :
- Demander s'il y a une marge de manœuvre : « Y a-t-il un autre moyen d'arranger ça ? »
- Proposer d'échanger avec quelqu'un, si c'est autorisé.
- Proposer de travailler sur un autre service, ou une partie de la journée.
- Demander ce qui rendrait une acceptation plus probable la prochaine fois.
Ne vous contentez pas de ne pas venir. Cela peut causer de vrais problèmes pour vous et pour votre équipe. Si c'est vraiment important, expliquez pourquoi et voyez si votre manager peut vous aider.
Quand le planning change
Les plannings peuvent changer, et il est facile de manquer une mise à jour. Vérifiez donc régulièrement et gardez vos coordonnées à jour. Si un changement ne vous convient pas :
- Signalez-le dès que vous le voyez, pas le jour du service.
- Expliquez clairement le problème.
- Proposez des solutions si possible.
Par exemple :
Je viens de voir que je suis prévu mardi soir, mais j'ai cours jusqu'à dix-neuf heures. Je l'avais indiqué dans mes disponibilités. Est-ce qu'on pourrait regarder ensemble ?
Restez calme, même si cela paraît injuste. Les erreurs arrivent, et elles se corrigent souvent facilement quand on les repère tôt.
Comment échanger un service correctement
Les échanges peuvent être utiles, mais ils doivent être faits correctement :
| À faire | À éviter |
|---|---|
| Suivre le processus d'échange du restaurant | S'arranger en privé sans prévenir personne |
| Obtenir l'accord, s'il est nécessaire | Supposer que votre manager n'y verra pas d'inconvénient |
| Vérifier que la personne peut tenir le poste | Échanger avec quelqu'un qui n'est pas formé à ce rôle |
| Garder une trace de l'accord | Compter sur une discussion rapide que vous oublierez peut-être tous les deux |
| Confirmer le nouveau planning | Arrêter de consulter le planning parce que vous pensez que c'est réglé |
N'oubliez pas : si vous avez accepté un service et ne l'avez pas officiellement échangé, vous en restez peut-être responsable.
Quand on vous demande de changer
Il arrive qu'un manager vous demande de remplacer quelqu'un ou de rester plus tard. Vous pouvez accepter si cela vous convient. Vous pouvez aussi refuser poliment :
Je suis désolé, je ne peux pas aujourd'hui, j'ai un autre engagement. Je peux aider jeudi si ça peut servir.
Les règles sur les services obligatoires varient, alors assurez-vous de bien comprendre ce qu'on attend de vous. Aider quand vous le pouvez est bon pour votre équipe, mais vous devez aussi protéger votre santé et vos engagements. Vérifiez que chaque heure travaillée est bien enregistrée.
Demander un changement plus durable
Si votre vie change, par exemple à cause de vos études, d'un deuxième emploi ou de besoins familiaux, vous voudrez peut-être modifier vos disponibilités habituelles. Ayez une conversation privée avec votre manager à un moment calme. Expliquez ce que vous pouvez proposer et soyez réaliste. Prévenez le plus tôt possible.
C'est aussi la bonne démarche si votre planning a des effets sur votre santé.
Les urgences et les imprévus de dernière minute
Certaines choses ne peuvent pas être prévues. En cas de véritable urgence, contactez votre manager dès que vous le pouvez sans danger, par le moyen approuvé. Dites ce qui s'est passé, ce que vous pouvez et ne pouvez pas faire, et quand vous redonnerez des nouvelles. Ne demandez pas à un ami de transmettre le message, sauf si vous n'avez pas d'autre moyen.
La plupart des gens comprennent que les urgences arrivent. Ce qui pose généralement problème, c'est de n'avoir aucune nouvelle.
Gagner la confiance dans le temps
Les managers sont souvent plus souples avec les personnes qui ont montré qu'on peut compter sur elles. Si vous arrivez à l'heure, prévenez tôt et aidez quand vous le pouvez, il sera plus facile de demander quand vous aurez besoin de quelque chose. Cette fiabilité aide aussi votre parcours vers le leadership, si c'est ce que vous souhaitez.
Gardez aussi vos propres traces : les dates de vos demandes de congé, les confirmations et les changements. Elles peuvent être utiles en cas de malentendu. Si vous avez des questions sur les règles de paie ou de congés qui s'appliquent, demandez à votre manager ou au contact ressources humaines de votre organisation.
Quand vous ne pouvez pas travailler à la dernière minute parce que vous êtes malade, ce guide pour prévenir de votre absence de façon responsable peut vous aider.
Si un changement de planning a un effet sur votre paie, ce guide pour comprendre votre fiche de paie liste quelques questions à poser.
Le mot de la fin
Demander un congé ne fait pas de vous un mauvais membre de l'équipe. Tout le monde a une vie en dehors du travail. Demandez tôt, utilisez le bon processus, soyez clair sur ce dont vous avez besoin et vérifiez que c'est confirmé.
Si vous traitez votre planning avec soin et respect, vous verrez généralement que les autres font de même.
